Grupos
En esta pestaña, puedes organizar a tus usuarios operativos en grupos. Estos grupos a su vez, se organizan en jerarquías.
Jerarquías
Las jerarquías son útiles para organizar a los usuarios operativos. No aplican en usuarios administrativos. Una “Jerarquía” es el nombre que se le da a un conjunto de grupos estructurados entre sí.
¿Cómo crear una jerarquía?
Haz clic en la opción “Roles y usuarios” del menú de módulos.
Haz clic en la pestaña “Grupos”.
Haz clic en “+ Agregar Jerarquía”.
Escribe el nombre de tu Jerarquía en el campo “Nombre de la jerarquía” de la ventana emergente.
Haz clic en “Crear Jerarquía”.
Si quieres editar o eliminar una jerarquía haz clic en el ícono correspondiente.
“Eliminar” representado con un ícono de papelera.
“Editar” representado con un ícono de lápiz.
Grupos
Los usuarios operativos se pueden dividir en grupos según sus funciones. Los grupos son útiles para organizar a los usuarios en función de sus tareas y actividades en la plataforma y ejecución de flujos.
Los grupos son importantes para determinar la visibilidad de los usuarios. Cuando un usuario pertenece a un grupo, los datos de las solicitudes que él, y todos los usuarios que pertenecen al grupo, realicen, serán visibles para los usuarios que tengan Visibilidad sobre ese grupo.
A su vez, cuando un usuario tiene visibilidad sobre un grupo, o grupos, puede visualizar los datos (a través de reportes o pool de ejecuciones) de las solicitudes que los usuarios, pertenecientes a esos grupos realizaron.
Importante: Si un usuario no pertenece a un grupo, sólo podrá visualizar la información de las solicitudes que él mismo realizó.
Los grupos pueden contener otros grupos; un grupo que contiene otro grupo se conoce como supergrupo. Los grupos que pertenecen a un supergrupo se conocen como subgrupos.
En cada jerarquía, el primer grupo creado se convierte en el grupo padre o ROOT. Es el grupo con el mayor rango. Este grupo no tiene supergrupos, pero puede tener subgrupos, y estos subgrupos pueden tener subgrupos. Así el grupo ROOT puede supervisar al resto de grupos en la jerarquía. Sólo puede existir un grupo ROOT en cada jerarquía.
¿Cómo agregar grupos a una jerarquía nueva?
Ubica la jerarquía en la que vas a agregar los grupos.
Haz click en “Ver grupos”. En la página encontrarás cuatro columnas:
Haz click en “+Agregar Grupo”.
Escribe el nombre de tu Grupo en el campo “Nombre del grupo” de la ventana emergente.
Haz clic en “Crear grupo”. Este grupo, al ser el primero de la jerarquía se convierte en el grupo ROOT.
¿Cómo agregar grupos y subgrupos a una jerarquía?
Ubica la jerarquía en la que vas a agregar los grupos.
Haz click en “Ver grupos”. En la página encontrarás cuatro columnas:
Nombre: El nombre del grupo que estás viendo actualmente
Supergrupo: Nombre del grupo al que pertenece el grupo que estás visualizando.
Si el grupo no pertenece a un subgrupo en esta columna verás “ROOT”. (En cada jerarquía sólo puede existir un grupo con estas características).
Subgrupos: Grupos que pertenecen al grupo que estás visualizando.
Si el grupo no tiene subgrupos en esta columna verás "No hay usuarios asociados”.
Usuarios: Son los usuarios que pertenecen a ese grupo.
Si el grupo no tiene usuarios en esta columna verás "No hay subgrupos asociados”.
A un costado de la columna “Usuarios”: están dos botones “Añadir subgrupo” y “Ver subgrupos”.
Utiliza el botón “Ver subgrupos” para navegar entre los distintos grupos y subgrupos de la jerarquía. Repite este proceso hasta ubicarte en el grupo donde quieres agregar el subgrupo
Haz clic en “Añadir subgrupos”.
Escribe el nombre de tu Grupo en el campo “Nombre del grupo” de la ventana emergente.
Despliega la lista del campo “Pertenece a supergrupo” de la ventana emergente, y selecciona el supergrupo al que va a pertenecer el grupo que estás creando.
Haz clic en “Crear grupo”.
Si quieres editar o eliminar un grupo haz clic en el ícono correspondiente.
“Eliminar” representado con un ícono de papelera.
“Editar” representado con un ícono de lápiz.
Ejemplo de uso
Imagina que eres una empresa de IT, y acabas de abrir una nueva sucursal en la “ciudad L”. Para administrar tu nueva sucursal en Kosmos creaste una nueva Jerarquía llamada “Jerarquía sucursal L”.
[JERARQUÍA SUCURSAL L]
En esta nueva jerarquía, tu grupo ROOT, que es donde va a estar el usuario encargado de supervisar a todos los demás, lo nombraste “Gerencia General”.
[JERARQUÍA SUCURSAL L
Gerencia General]
La Gerencia General tiene dos áreas importantes que supervisar, el área de desarrollo, y el área comercial. Por eso creaste dos dos subgrupos más: “Dirección desarrollo” y “Dirección Comercial”. En estos grupos se encuentran los usuarios encargados de supervisar a los trabajadores de cada una de las áreas.
[JERARQUÍA SUCURSAL L
Gerencia General
Dirección Desarrollo
Dirección Comercial]
Cada área se divide en dos subáreas. Cada subárea es un subgrupo, que pertenecen al grupo de su área. El área de desarrollo, tiene las subáreas de “Programadores” y “UX/UI”. El área de ventas tiene las subáreas de “Ventas” y “Marketing”. En cada subárea se encuentran los usuarios encargados de dirigir cada subárea.
[JERARQUÍA SUCURSAL L
Gerencia General
Dirección Desarrollo
Programadores
UX/UI
Dirección Comercial
Ventas
Marketing]
Finalmente, en cada subárea están los equipos que conforman la subárea. El área de programadores se conforma por los equipos de Back y Front. El área de UX/UI se conforma por los equipos de UX Designer y UX Writer. El área de Ventas se conforma con los equipos de prospección y seguimiento. El área de Marketing se conforma por los equipos de Planners y Diseño Gráfico. En estos grupos están los colaboradores que forman parte de cada equipo.
[JERARQUÍA SUCURSAL L
Gerencia General
Dirección Desarrollo
Programadores
Back
Front
UX/UI
UX Designer
UX Writer
Dirección Comercial
Ventas
Prospección
Seguimiento
Marketing
Planners
Diseño Gráfico]