Pool de Ejecuciones
El Pool de Ejecuciones, permite a tus usuarios operativos gestionar de manera eficiente el proceso de revisión, continuación o cancelación de solicitudes. Con el pool de ejecuciones, puedes organizar fácilmente las solicitudes que puede ver cada usuario operativo de acuerdo a su rol, su grupo y su visibilidad.
¿Qué es una Vista en el Pool de ejecuciones?
Una vista es la forma en que determinas las solicitudes que pueden ver y operar los usuarios de acuerdo a su rol. Cada vista es independiente a otra. En cada vista puedes determinar, el flujo o flujos, cuyas solicitudes se mostrarán en el pool y el rol, o roles, que pueden ver esas solicitudes.
¿Qué es una bandeja?
Una bandeja es un contenedor de información. Es útil para dividir la forma en que se muestran las solicitudes para los usuarios operativos. Las bandejas permiten organizar las solicitudes en función del último estatus completado en esa solicitud.
¿Cómo crear una vista en el Pool de Ejecuciones?
Haz clic en la opción “Pool de ejecuciones” del menú de módulos.
Haz clic en “Editar” representado con el ícono de lápiz. Verás la ventana emergente de creación de vistas.
Asigna el nombre de tu vista. De forma predeterminada verás el nombre “Pool View (número de pool)”. Haz clic sobre este nombre, y escribe tu nuevo nombre.
En “Flujos asociados a la vista”, verás todos los flujos creados en tu plataforma. Selecciona el Checkbox de los flujos cuyas solicitudes quieres mostrar en esta vista.
Importante: Tanto flujos en ambiente “producción” como flujos en ambiente “QA” están disponibles para seleccionar en una vista. Es muy importante que tomes esto en cuenta al asignar roles, considerando los ambientes de los usuarios con los roles asociados que seleccionas para la vista.
En “Roles” despliega la lista, y asigna el rol, o roles, cuyos usuarios asociados podrán visualizar e interactuar con esta Vista.
Importante: Un rol sólo puede estar asignado a una vista.
En “Columnas” despliega la lista y selecciona las columnas de información sobre las solicitudes que podrán visualizarse en el pool. Las columnas son:
Folio: Es el identificador de cada solicitud
Cliente PF: Persona Física.
Cliente PM: Persona Moral.
Estatus: El último estatus completado en el flujo.
UQR: Usuario que registró: Es decir qué usuario operativo realizó el flujo.
Para flujos públicos, en esta columna en vez de un usuario operativo, se mostrará “self.service”.
Fecha: Fecha en que se comenzó la ejecución del flujo.
FUA: Fecha de última actualización. Es decir, cuando fue la última vez que se realizó algún avance en el flujo.
TTDUA: Tiempo desde la última actividad. Es decir, cuánto tiempo ha pasado desde la última vez que hubo un avance en el flujo.
En “Bandejas”, haz click en el signo “+” para agregar una bandeja.
Haz clic sobre el nombre predeterminado de la bandeja para renombrar.
Repite el proceso para agregar todas las bandejas que necesites.
Edita las bandejas una por una.
Haz clic en “Editar bandeja”.
En la barra izquierda verás los flujos que seleccionaste y los estatus que los componen.
Haz clic sobre el estatus que quieres agregar y sin soltar, arrástralo al área de “Estatus de la bandeja”. Repite el proceso para todas los estatus que quieres agregar a la bandeja.
Repite este proceso con todas tus bandejas.
Haz clic en “Finalizar” para guardar.
Si quieres eliminar una vista:
Haz clic en “Editar” representado con el ícono de lápiz.
Ubica la vista que quieres eliminar.
Haz clic en el ícono “X” de la vista para eliminar.
Pool de ejecuciones para usuarios operativos
Lo que se muestre en la página de “Pool de ejecuciones” para un usuario operativo, depende totalmente de la vista que un usuario administrativo configuró para el rol asociado al usuario operativo. En otras palabras, la página de Pool de ejecuciones será distinta entre usuarios que no comparten rol, y será igual entre usuarios que comparten rol.
Importante: Para que un usuario operativo pueda visualizar solicitudes en un pool de ejecuciones, debe tener Visibilidad sobre el grupo donde se realizaron esas solicitudes.
Estructura del pool de ejecuciones en sesiones operativas
En primera fila, marcada con color azul, se encuentran las bandejas. Haz clic sobre el nombre de una bandeja para ver los estatus que contiene.
En la segunda fila, marcada con color blanco, se encuentran los estatus que pertenecen a la bandeja que seleccionaste. Haz clic sobre el estatus para ver las solicitudes que contiene.
Debajo de la fila de estatus, verás las solicitudes que contiene.
Usa el Buscador, para buscar una solicitud específica por su folio.
Las solicitudes se muestran en formato de tabla:
Las columnas dependen de la configuración de la vista. Entre las diferentes columnas están:
Folio
Cliente PF
Cliente PM
Estatus
UQR
Fecha
FUA
TTDUA
Las filas corresponden a cada solicitud que se encuentre en ese estatus.
Cada solicitud tiene el botón “Ir a página de detalle”. Si el usuario operativo hace clic en este botón, podrá visualizar los datos de esa solicitud, según la estructura y componentes que se hayan configurado en la página de detalle de ese flujo.
En la página de detalle se pueden realizar las siguientes acciones:
Visualizar o modificar los datos de la solicitud. Para esta acción es necesario que el usuario administrativo agregue el componente “Visualizar datos” en la página de detalle.
Visualizar o descargar los documentos de la solicitud. Para esta acción es necesario que el usuario administrativo agregue el componente “Visualizar documentos” en la página de detalle.
Escribir un comentario. Para esta acción es necesario que el usuario administrativo agregue el componente “Comentario” en la página de detalle.
Validar los documentos de la solicitud. Para esta acción es necesario que el usuario administrativo agregue el componente “Validación de documentos” en la página de detalle.
Resubir archivos rechazados, o subir complementos solicitados. Para esta acción es necesario que el usuario administrativo agregue el componente “Atender documentos” en la página de detalle.
Visualizar las bitácoras de la solicitud. Para esta acción es necesario que el usuario administrativo agregue el componente “Bitácora” en la página de detalle.
Continuar con la solicitud. Para realizar esta acción haz clic en el botón “Continuar solicitud”, representado con “✓”.
Cancelar la solicitud. Para realizar esta acción haz clic en el botón “Cancelar solicitud”, representado con “X”.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la página de "Pool de ejecuciones" y qué información puede ver un usuario operativo en ella?
La página de "Pool de ejecuciones" es una sección donde los usuarios operativos pueden ver las solicitudes que pertenecen a un grupo determinado. Lo que se muestre en la página depende de la vista configurada por un usuario administrativo para el rol asociado al usuario operativo.
¿Qué se necesita para que un usuario operativo pueda visualizar solicitudes en el "Pool de ejecuciones"?
Para que un usuario operativo pueda visualizar solicitudes en el "Pool de ejecuciones", debe tener visibilidad sobre el grupo donde se realizaron esas solicitudes, y tener asociado el Rol que se asignó a esa vista del Pool
¿Qué información se puede encontrar en la página de detalle de una solicitud?
En la página de detalle de una solicitud, se pueden encontrar los datos de la solicitud, los documentos relacionados, los comentarios, las bitácoras, y opciones para validar documentos, subir complementos o continuar/cancelar la solicitud.
¿Cómo se pueden buscar solicitudes específicas en el "Pool de ejecuciones"?
Se puede usar el Buscador para buscar una solicitud específica por su folio.
¿Por qué no puedo ver el Pool de ejecuciones en mi sesión operativa?
Es probable que tu Rol no se encuentre asignado a la vista del Pool en cuestión. Comunícate con un usuario administrativo para verificarlo.
Es probable que no perteneces o no tengas visibilidad sobre el grupo donde se realizaron las solicitudes de ese pool.
¿Por qué la página de detalle aparece bloqueada y no puedo ver los datos de la solicitud?
Para poder desplegar las secciones de una página de detalle, es necesario que el usuario operativo se encuentre en el estatus donde se configuraron los componentes que quiere visualizar en la página de detalle.
Solución: Coloca un botón como componente general o "nivel de página", y configura un BL para ir al estatus donde se encuentran esos componentes. De esta manera, el usuario operativo tiene siempre disponible un botón en la página de detalle, que lo lleva al estatus donde están los componentes. Una vez se encuentre en el estatus, podrá desplegar las secciones y visualizar los componentes.