Nodo Firma Digital
El nodo de Firma Digital permite que los usuarios finales firmen documentos de forma digital en cualquier lugar y con cualquier dispositivo. Este nodo permite dar el paso clave para cerrar contratos con tus usuarios finales. Con este nodo puedes permitir que el usuario final Firme por correo electrónico o en el transcurso del flujo.
Conceptos clave
NOM 151: La NOM 151 es una norma mexicana que establece los requisitos de seguridad y confiabilidad que deben cumplir los prestadores de servicios de certificación para la emisión, renovación, administración y revocación de certificados digitales.
Estampa de Tiempo: Una estampa de tiempo (también conocida como sello de tiempo o timestamp) es un registro electrónico que indica la fecha y hora exacta en que se realizó una acción o evento en particular. En el contexto de la firma digital, una estampa de tiempo es una forma de asegurar la integridad y autenticidad del documento firmado, ya que garantiza que el documento no ha sido modificado desde el momento en que fue firmado.
Firmante: Un firmante es una persona que participa en el proceso de firma digital y se encarga de firmar un documento o acuerdo utilizando su firma electrónica. Cada firmante puede tener diferentes roles y obligatoriedades según lo que se haya configurado en el proceso de firma digital.
Consideraciones Importantes
Para configurar la firma digital, es necesario tener configurada una plantilla del documento que se va a firmar.
Las estampas videos y firmas de la plantilla del documento, debe coincidir con las estampas, firmas y videos que vas a configurar en el nodo, de lo contrario no te aparecerá como opción de documento para firmar.
Para configurar la firma digital por correo electrónico, es necesario tener lista la plantilla de correo electrónico donde se enviará el link para firmar.
Puedes enviar la Constancia de Conservación de la NOM-151.
Composición del nodo Firma Digital
El nodo Firma digital se compone de cinco pestañas de configuración.
Configuración de Firmantes
Configuración de envío
Configuración de Seguridad
Configuración de la plantilla
Configuración de notificación
Configuración de firmantes
En esta pestaña vas a agregar a todas las personas que van a firmar el documento. De forma predefinida hay un firmante. Es muy importante que el número de firmantes, corresponda al número de firmas que se configuraron en la plantilla del documento.
¿Cómo agregar firmantes?
Dirígete a la pestaña “Configuración de firmantes”.
Haz clic en “Agregar Firmante”.
En el campo “Firmante” escribe un nombre o etiqueta para identificar al firmante. Por ejemplo: Arrendador, Aval, Cuentahabiente, Prestatario, etcétera.
En “Obligatoriedad” Activa o desactiva la función para cada firmante.
Si mantienes activa la “Obligatoriedad” ese firmante siempre se incluirá en el documento.
Si desactivas la “Obligatoriedad” se deberá cumplir una condición para incluir a ese firmante en el documento.
Cuando desactivas la “Obligatoriedad”, verás el campo para configurar la condición. Simplemente coloca tu cursor en el campo y selecciona la variable de flujo que se necesita definir para incluir al firmante. La condición se compone de la siguiente manera: “Cuando el valor de la variable [Elige la variable o variables] este definido, entonces incluir firmante”.
Configuración de envío
Si quieres brindar la opción a tus firmantes de enviar el contrato por correo electrónico para que lo firmen, en esta pestaña vas a configurar el envío del correo con el link para firmar el contrato. Para configurar el envío, es necesario tener una plantilla de correo electrónico creada previamente en el módulo “Plantillas de contacto”.
¿Cómo configurar un envío de plantilla para firma digital?
Dirígete a la pestaña “Configuración de envío”.
En “¿Desea realizar la firma a través de correo electrónico?” activa la función.
En la columna “Plantilla a enviar” despliega la lista y elige la plantilla de contacto que vas a enviar a cada firmante.
Haz click en “Configurar plantilla”.
En “Email del firmante” selecciona el correo a donde se va a enviar el correo.
En “Fuente” despliega la lista y elige la fuente de donde vas a tomar el correo.
En “Email” despliega la lista y elige el correo a donde vas a enviar la plantilla.
En “Parámetros de la plantilla” verás los parámetros que se incluyen en la plantilla de correo que seleccionaste. Configura el valor con el que vas a completar los parámetros.
En “Fuente” despliega la lista y elige la fuente de donde vas a tomar el valor.
En “Parámetros” despliega la lista y verás las variables de la fuente seleccionada, selecciona la variable cuyo valor va a completar el parámetro de la plantilla.
¿Cómo agregar la URL para firmar a un correo de Firma Digital?
Para enviar la URL para firmar por correo electrónico a tus usuarios finales, es necesario que la plantilla que vas a enviar, tenga un parámetro para la URL de la Firma Digital. Este parámetro se debe agregar como cualquier parámetro usando la fórmula (#parámetro). Por ejemplo puedes crear un parámetro (#link_firma).
Crea una plantilla que contenga un parámetro para usarlo como URL para firmar.
En la configuración del nodo Firma digital, activa la función para enviar por correo electrónico.
Selecciona una plantilla que contenga un parámetro de URL para firmar.
En “Fuente” despliega la lista.
Busca y selecciona la opción “Utilizar como url para firmar”
Ejemplo de uso
Puedes crear una plantilla con la siguiente oración. “Sólo tienes que hacer click en el siguiente link para firmar → (#link_firma).”
Cuando configures los parámetros de esta plantilla, en el parámetro “linkfirma”, como fuente selecciona “Utilizar como url para firmar”.
Una vez que el usuario final reciba el correo, lo leerá de la siguiente manera. “Sólo tienes que hacer click en el siguiente link para firmar → Firma Digital.”
Configuración de seguridad
En “Configuración de seguridad”, puedes activar funciones que brindarán seguridad en la firma para ti, y para tus usuarios finales.
La función “NOM151” está activada de forma predeterminada. Por razones legales, esta función no puede desactivarse.
Activa la función “Geolocalización requerida” para registrar las coordenadas del lugar donde se realiza la firma digital
Activa la función “Video aceptando términos y condiciones” si quieres capturar un video del usuario final donde exprese que acepta los términos y condiciones.
Si activas esta función, también tienes la opción de activar “Registrar estampa de tiempo para video de TyC” para colocar una estampa de tiempo al “Video aceptando términos y condiciones”.
Si activas esta función, tendrás que escribir los términos y condiciones que cada firmante debe aceptar. Escribe los términos y condiciones en el área de texto que aparece para cada uno de los firmantes configurados previamente.
Activa la función “Capturar video durante firma digital” para capturar un video del usuario final mientras realiza la firma digital.
Activa la función “Registrar estampa de tiempo en firma digital” para colocar una estampa de tiempo a la firma digital.
Configuración de la plantilla
En esta pestaña vas a configurar el documento que los usuarios finales van a firmar. Para configurar la plantilla, es necesario tener una plantilla de documento creada previamente en el módulo “Documentos”.
Es muy importante que la plantilla, tenga el número de firmas correspondientes al número de firmantes que se configurarán en el nodo.
¿Cómo configurar la plantilla del documento para Firma Digital?
Dirígete a la pestaña “Configuración de la plantilla”.
En “Selecciona la plantilla a utilizar” despliega la lista y elige la plantilla del documento que se va a firmar.
En “Parámetros de documento” verás los parámetros que se incluyen en la plantilla de documento que seleccionaste. Configura el valor con el que vas a completar los parámetros.
En “Fuente” despliega la lista y elige la fuente de donde vas a tomar el valor.
En “Parámetros” despliega la lista y verás las variables de la fuente seleccionada, selecciona la variable cuyo valor va a completar el parámetro en el documento
En “Asociar firmas, videos y estampas” vas a vincular las firmas y estampas de tiempo configuradas en la plantilla del documento con los firmantes agregados en el nodo.
En la columna de “Parámetros” verás las firmas y estampas configuradas en la plantilla del documento.
En la columna “Valor del parámetro” despliega la lista y selecciona el firmante al que vas a vincular la firma o la estampa de esa fila.
Repite el proceso para cada firma y estampa.
Utilizar documento previo
Esta función te permite firmar un documento que se creó, o se obtuvo, previamente en el flujo, a través de integraciones manuales, o del nodo “Documento”.
Es importante aclarar, que aunque utilices un documento previo del flujo, es necesario tener una plantilla con componentes de firmas, estampas y videos, que corresponda al documento previo.
Configuración de notificación
En esta pestaña, tienes la opción de configurar una notificación que se envía en cuanto se realiza la firma digital.
¿Cómo configurar una notificación de Firma Digital?
Dirígete a la pestaña “Configuración de notificación”.
En “¿Desea enviar una notificación al terminar de firmar?” activa la función.
Configura las fuentes y parámetros en “Notificar a:”
En “Fuente” despliega la lista y elige la fuente de donde vas a tomar el valor.
En “Parámetros” despliega la lista y elige a la persona a quien vas a notificar.
¿Cómo agregar el nodo Firma Digital?
Ingresa a editar tu botón, o componente, e ingresa a la configuración de Business Logic.
Coloca el nodo de "Firma digital" y conéctalo.
En “Título de la firma digital” asigna un nombre para tu firma.
Haz clic en “Editar” en el nodo.
En la pestaña “Configuración de firmantes” configura a las personas que van a firmar el documento.
Haz clic en “Agregar firmante” para agregar más firmantes.
Selecciona la obligatoriedad para cada firmante. En caso de no tener obligatoriedad, configura la condición para incluir al firmante.
(Opcional) En la pestaña “Configuración de envío”, activa la función “¿Desea realizar la firma a través de correo electrónico?” si quieres enviar el documento por correo electrónico para firmarlo.
Si activas esta función, elige la plantilla de correo que vas a enviar a cada firmante.
Para configurar los parámetros de la plantilla de correo haz clic en “Configurar plantilla”.
Selecciona el email del firmante para enviar el correo.
Asocia los parámetros de la plantilla con las variables del flujo.
Selecciona como fuente “Utilizar como url para firmar” en tu parámetro de la plantilla configurado para agregar el link de firma.
Repite el proceso para cada firmante.
En la pestaña “Configuración de seguridad”, activa todas las funciones de seguridad que quieres incluir en tu firma digital. Recuerda que la función “NOM 151” no puede desactivarse.
En la pestaña “Configuración de la plantilla” configura la plantilla del documento que se va a firmar.
En “Selecciona la plantilla a utilizar” elige la plantilla del documento que se va a firmar.
En “Parámetros del documento” asocia los parámetros del documento con las variables del flujo.
En “Asociar firmas, videos y estampas” asocia las firmas y estampas del documento con los firmantes configurados.
(Opcional) Activa la función "Utilizar documento previo", si quieres firmar un documento previamente creado en el flujo.
(Opcional) En la pestaña “Configuración de la notificación” activa la función “¿Desea enviar una notificación al terminar de firmar?” para enviar una notificación después de firmar.
En “Notificar a:” selecciona la fuente y el parámetro correspondiente de la persona que será notificada.
Haz click en “Guardar”.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no aparece mi plantilla en la lista en el nodo de firma digital?
Es probable que la plantilla contenga componentes de estampa de tiempo para firma o video, y en tu nodo no está activa la función "Registrar estampa de tiempo en firma digital". O viceversa, tienes activa la función, por no hay componentes de estampa en la plantilla.
Otra posible causa, es que tu plantilla no tiene componentes de Firma configurados.
Asegúrate que los componentes de tu plantilla concuerden con la configuración de tu nodo.